
ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2 na usługi transportowe oraz hotelarskie
ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2 na usługi transportowe oraz zapewnienie noclegu podczas eCommerce Expo Berlin 2017 – udział w zagranicznej imprezie targowo-wystawienniczej w charakterze wystawcy
Zapytanie ofertowe jest prowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zapraszamy wszystkie podmioty posiadające doświadczenie w działalności objętej niniejszym Zapytaniem do złożenia oferty na wykonanie usługi zgodnie z opisanymi poniżej warunkami.
Nazwa Zamawiającego: edrone Sp. z o.o., Szlak 77/220, 31-153 Kraków
Kody CPV
63500000-4 – Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej
63700000-6 – Usługi dodatkowe w zakresie transportu lądowego, wodnego i lotniczego
63000000-9 – Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży
66000000-0 – Usługi finansowe i ubezpieczeniowe
- Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest usługa w zakresie transportu eksponatów oraz elementów zabudowy wraz z ubezpieczeniem oraz zapewnienie noclegu w hotelu podczas imprezy targowo-wystawienniczej w charakterze wystawcy na targach eComerce Expo Berlin 2017 dla firmy edrone Sp. z o.o. dotyczące realizacji projektu pt. „Wdrożenie strategii/planu działalności międzynarodowej na 4 rynkach zagranicznych” nr projektu RPMP.03.03.02-12-0218/16, Poddziałanie 3.3.2 Aktywność międzynarodowa małopolskich MŚP w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014 – 2020
Usługi będą polegać na:
- a) Usługa w zakresie transportu eksponatów oraz elementów zabudowy wraz z ubezpieczeniem
- b) Zamówienie i zapewnienie 2 noclegów w hotelu w Berlinie dla 4 osób
- c) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.
3.2 Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
- Termin wykonania zamówienia:
Termin wykonania przedmiotu zamówienia:
4.02.2017
- Warunki udziału w postępowaniu:
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
– posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia,
– posiadają niezbędną wiedzę i odpowiedne doświadczenie w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia,
– zrealizowali w okresie ostatnich 4 lat, przed upływem terminu składania ofert podobne usługi do przedmiotu zamówienia potwierdzone referencjami (co najmniej 3 referencji od firm/instytucji).
– dostarczą wymaganą kompletną dokumentację ofertową
Zamawiający wymaga oświadczenia potwierdzającego spełnianie przez Wykonawcę powyższych warunków. Wymagane jest dołączenie do oferty co najmniej 3 referencji od firm/instytucji dla których zrealizował tego typu usługi.
5.1 Informacja na temat zakresu wykluczenia
Odrzuceniu podlegają oferty:
– których treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
– złożone przez oferenta, który nie spełnia warunków określonych w zapytaniu ofertowym,
– które zostały złożone po wyznaczonym terminie na składanie ofert,
– złożone przez oferenta podlegającego wykluczeniu w związku z istnieniem powiązań osobowych lub kapitałowych.
Z udziału w postępowaniu wyklucza się Oferentów powiązanych kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
- a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
- b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
- c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
- d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
- Określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku postępowania:
Nie przewiduje się wprowadzania zmian w umowie za wyjątkiem zmian nieistotnych, tzn. nie wpływających na kryteria oceny ofert (np. zmiana dotycząca danych adresowych stron umowy).
- Opis sposobu przygotowania oferty.
Oferent powinien sporządzić ofertę na załączniku nr 2 (formularz ofertowy) załączonym do niniejszego zapytania. Do oferty należy dołączyć (załącznik nr 3) oświadczenie potwierdzające spełnienie przez Wykonawcę określonych warunków, kopię co najmniej 3 referencji/listów referencyjnych.
Ponadto oferta powinna zawierać co najmniej:
- nazwę i adres oferenta,
- odniesienie do zapytania ofertowego,
- datę sporządzenia,
- termin ważności oferty,
- cenę netto oraz brutto,
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.
- Miejsce oraz termin składania ofert.
- Termin składania ofert: 7 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego. Termin biegnie od dnia następnego po upublicznieniu.
Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: m.strzelczyk@edrone.me, poczty tradycyjnej, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: ul. Szlak 77/220, 31-153 Kraków do dnia 30.01.2017 r. Oferty należy składać do godz. 12:00.
- Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
- Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
- W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień oraz dostarczenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w zapytaniu ofertowym.
- Oferta powinna być ważna 20 dni licząc od upływu ostatecznego terminu składania ofert.
- Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie internetowej Zamawiającego oraz wysłano do trzech oferentów.
- Ocena ofert
Wyboru najkorzystniejszej oferty dokona Komisja powołana przez Zamawiającego. Zamawiający dokona oceny poszczególnych ofert w oparciu o:
Kryterium I:
Cena oferty – 70%
Pc=(Cmin/Cc) x Pkt. max
gdzie:
Pc – ilość punktów, jakie otrzyma badana oferta za kryterium cena
Cmin – najniższa cena brutto spośród wszystkich badanych ofert
Cc – cena brutto oferty badanej
Pmax – maksymalna ilość punktów, jakie można otrzymać za kryterium cena Oferta w kryterium I może uzyskać maksymalnie 70,00 punktów. Do wyliczeń brana będzie łączna cena brutto za realizację wszystkich usług. Punkty z kryterium cena będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Kryterium II
D – Doświadczenie oferenta – 30 %
Doświadczenie w obszarze stanowiącym przedmiot zamówienia/lub obszarach pokrewnych – 30 punktów (30%)
– 10 pkt – 3 zrealizowanych w okresie ostatnich 4 lat, przed upływem terminu składania ofert podobnych usług do przedmiotu zamówienia potwierdzonych referencjami
– 20 pkt od 4 do 5 zrealizowanych w okresie ostatnich 4 lat, przed upływem terminu składania ofert podobnych usług do przedmiotu zamówienia potwierdzonych referencjami
– 30 pkt powyżej 5 lub więcej usług zrealizowanych w okresie ostatnich 4 lat, przed upływem terminu składania ofert podobnych usług do przedmiotu zamówienia potwierdzonych referencjami
Oferta w kryterium II może uzyskać maksymalnie 30,00 punktów.
Pc + D = suma otrzymanych punktów przez badaną ofertę. Maksymalna ilość punktów jaką można uzyskać wynosi 100 pkt. Oferta, która uzyska najwięcej punktów będzie wybrana jako najkorzystniejsza. W przypadku jednakowej liczby punktów decydującym czynnikiem o wyborze wykonawcy jest data lub godzina wpływu wpływu oferty. Wygrywa ta firma, która wcześniej złożyła ofertę.
- Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty
Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony na stronie internetowej Zamawiającego oraz informacja zostanie wysłana do oferentów, którzy złożyli ofertę.
- Dodatkowe informacje
- a) dodatkowych informacji związanych z zapytaniem ofertowym udziela: Michał Strzelczyk, email: strzelczyk@edrone.me
- b) wykonawca jest zobowiązany do współpracy z Zamawiającym we wszystkich sprawach związanych z realizacją zleconych zadań i udzielać odpowiedzi na zapytania kierowane przez Zamawiającego.
- c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn.
- Załączniki
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa w zakresie transportu eksponatów oraz elementów zabudowy wraz z ubezpieczeniem oraz zapewnienie noclegu w hotelu podczas imprezy targowo-wystawienniczej w charakterze wystawcy na targach eComerce Expo Berlin 2017 dla firmy edrone Sp. z o.o. dotyczące realizacji projektu pt. „Wdrożenie strategii/planu działalności międzynarodowej na 4 rynkach zagranicznych” nr projektu RPMP.03.03.02-12-0218/16, Poddziałanie 3.3.2 Aktywność międzynarodowa małopolskich MŚP w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014 – 2020
Przedmiot zamówienia | Zakres usług | Sposób udokumentowania |
Usługa w zakresie transportu eksponatów oraz elementów zabudowy wraz z ubezpieczeniem | Transport eksponatów będzie się odbywał z biura firmy przy ul.Szlak 77/220, 31-153 Kraków do miejsca docelowego targów eCommerce Expo Berlin w dniu 01.02.2017 oraz z eCommerce Expo Berlin do biura firmy przy ul. Szlak 77/220 w dniu 03.02.2017r.
Transport będzie się odbywał samochodem przeznaczonym do przewozu eksponatów potrzebnych do wystawy na targach. W związku z tym, że eksponatami będzie sprzęt elektroniczny i materiały elektroniczne, akcesoria wystawiennicze (laptopy 8szt., oprogramowanie, telewizor LCD 55 ” do prezentacji oferty, stojak do telewizora (36kg), zestaw monitorów LCD 8szt., roll-upy 4 szt., banery, panel reklamowy o wymiarach 2,4m*2,1m*0,5 m ,panel reklamowy o wymiarach 1,7 *1,8*0,5 okablowanie, oświetlenie, materiały reklamowe, 50 kg ulotek reklamowych, rampy do dekoracji stoiska o wymiarach 2m*0,3m *0,2m – 4szt. ) cały transport musi zostać ubezpieczony więc w kosztach tego działania zawarte są koszty transportu, ubezpieczenia i spedycji. Sposób wyceny kosztu: kwota za 1km: zawiera m.in. (opłaty paliwowe, dokumenty transportowe, Viatol, spedycję, opłaty autostradowe, ubezpieczenie towaru, marżę firmy transportowej, załadunek, rozładunek, opłaty parkingowe). Oferent zobowiazany jest do odpowiedniego zabezpieczenia eksponatów (pakowanie) do transportu w obie strony. |
Protokół odbioru, faktura |
Zamówienie noclegu w hotelu w Berlinie dla 4 osób | Zapewnienie 2 noclegów dla 4 osób w hotelu w Berlinie (odległość do 3 km od lokalizacji targów) podczas targów eCommerce Expo Berlin odbywających się w dniu 2.02.2017r. czyli 1 dzień wystawy, potrzebny czas na dotarcie i przygotowanie się do targów oraz zapakowanie i powrót zaplanowano na 1 dzień przed targami oraz 1 dzień po zakończeniu targów. | Protokół odbioru, faktura |
- Celem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy, który przygotuje w/w usług pod potrzeby realizacji projektu.
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego
FORMULARZ OFERTOWY
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1 dotyczące przygotowania usług doradczych:
- Dane Wykonawcy:
Nazwa: ……………………………………………………………………………
Adres: ……………………………………………………………………………..
NIP: …………………………………………………………………………………
Tel: ………………………………………………………………………………..
Termin ważności oferty…………………………………………………..
Data sporządzenia oferty…………………………………………………
- Warunki oferty:
Oferuję realizację zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym:
Kryterium I Cena
a) Usługa w zakresie transportu eksponatów oraz elementów zabudowy wraz z ubezpieczeniem
Cena za 1 km netto ………………………….. ( Kraków-Berlin-Kraków = 1200 km )
Cena za całość :
……………………..zł/netto………………………zł/brutto.
b) 2 noclegi dla 4 osób w hotelu w Berlinie cena ……………………..zł/ za netto ………………………zł/brutto.
Całkowita kwota za wykonanie usługi wynosi: ………………………………………..zł/netto ……………..zł/brutto.
Kryterium II Doświadczenie oferenta
………………………….,…………… …………………………………………………
(miejscowość, data) (pieczęć oraz czytelny podpis wykonawcy)
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego
OŚWIADCZENIE
Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.
Oświadczam, że Oferent w imieniu którego działam, nie jest powiązany kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru oferenta, w szczególności poprzez:
– uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub kapitałowej,
– posiadanie udziałów lub co najmniej 10 % akcji,
– pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
– pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Zapoznałem się i akceptuję warunki zapytania ofertowego z dnia ………………………………..
Oferta obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.
4.Oświadczam, iż Oferent spełnia warunki udziału w postępowaniu wymienione w pkt 5 zapytania ofertowego.
………………………….,…………… …………………………………………………
(miejscowość, data) (pieczęć oraz czytelny podpis) wykonawcy)
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia.
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego – Formularz ofertowy. Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego – Oświadczenie.
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego – Oświadczenie.
Załącznik nr 4 : Informacja o wyniku postępowania