ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2 na usługi transportowe oraz hotelarskie

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2  na usługi transportowe oraz zapewnienie noclegu podczas eCommerce Expo Berlin 2017 –  udział w zagranicznej imprezie targowo-wystawienniczej w charakterze wystawcy

Zapytanie ofertowe jest prowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zapraszamy wszystkie podmioty posiadające doświadczenie w działalności objętej niniejszym Zapytaniem do złożenia oferty na wykonanie usługi zgodnie z opisanymi poniżej warunkami.

Nazwa Zamawiającego: edrone Sp. z o.o., Szlak 77/220, 31-153 Kraków
Kody CPV

63500000-4 – Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej
63700000-6 – Usługi dodatkowe w zakresie transportu lądowego, wodnego i lotniczego
63000000-9 – Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży
66000000-0 – Usługi finansowe i ubezpieczeniowe

3.    Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa w zakresie transportu eksponatów oraz elementów zabudowy wraz z ubezpieczeniem oraz zapewnienie noclegu w hotelu podczas imprezy targowo-wystawienniczej w charakterze wystawcy na targach eComerce Expo Berlin 2017 dla firmy edrone Sp. z o.o.  dotyczące realizacji projektu pt. „Wdrożenie strategii/planu działalności międzynarodowej na 4 rynkach zagranicznych”  nr projektu RPMP.03.03.02-12-0218/16,  Poddziałanie 3.3.2  Aktywność międzynarodowa małopolskich MŚP  w ramach  Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014 – 2020

Usługi będą polegać na:

1. a)   Usługa w zakresie transportu eksponatów oraz elementów zabudowy wraz z ubezpieczeniem
2. b)    Zamówienie i zapewnienie 2  noclegów w hotelu w Berlinie dla 4 osób
3. c)    Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.

3.2 Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

4.       Termin wykonania zamówienia:

Termin wykonania przedmiotu zamówienia:

4.02.2017  

5.    Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
– posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia,
– posiadają niezbędną wiedzę i odpowiedne doświadczenie w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia,
– zrealizowali w okresie ostatnich 4 lat, przed upływem terminu składania ofert podobne usługi do przedmiotu zamówienia potwierdzone referencjami (co najmniej 3 referencji od firm/instytucji).
– dostarczą wymaganą kompletną dokumentację ofertową
Zamawiający wymaga oświadczenia potwierdzającego spełnianie przez Wykonawcę powyższych warunków. Wymagane jest dołączenie do oferty co najmniej 3 referencji od firm/instytucji dla których zrealizował tego typu usługi.

  5.1 Informacja na temat zakresu wykluczenia

Odrzuceniu podlegają oferty:
– których treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
– złożone przez oferenta, który nie spełnia warunków określonych w zapytaniu ofertowym,
– które zostały złożone po wyznaczonym terminie na składanie ofert,
– złożone przez oferenta podlegającego wykluczeniu w związku z istnieniem powiązań osobowych lub kapitałowych.
Z udziału w postępowaniu wyklucza się Oferentów powiązanych kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
3. c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,

pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

1. Określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku postępowania:

Nie przewiduje się wprowadzania zmian w umowie za wyjątkiem zmian nieistotnych, tzn. nie wpływających na kryteria oceny ofert (np. zmiana dotycząca danych adresowych stron umowy).

7.    Opis sposobu przygotowania oferty.

Oferent powinien sporządzić ofertę na załączniku nr 2 (formularz ofertowy) załączonym do niniejszego zapytania. Do oferty należy dołączyć (załącznik nr 3) oświadczenie potwierdzające spełnienie przez Wykonawcę określonych warunków, kopię co najmniej 3 referencji/listów referencyjnych.

Ponadto oferta powinna zawierać co najmniej:

•         nazwę i adres oferenta,
•         odniesienie do zapytania ofertowego,
•         datę sporządzenia,
•         termin ważności oferty,
•         cenę netto oraz brutto,

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.

8.    Miejsce oraz termin składania ofert.

•         Termin składania ofert: 7 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego. Termin biegnie od dnia następnego po upublicznieniu.

Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: m.strzelczyk@edrone.me, poczty tradycyjnej, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: ul. Szlak 77/220, 31-153 Kraków do dnia 30.01.2017 r. Oferty należy składać do godz. 12:00.

•         Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
•         Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
•         W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień oraz dostarczenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w zapytaniu ofertowym.
•         Oferta powinna być ważna 20 dni licząc od upływu ostatecznego terminu składania ofert.
•         Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie internetowej Zamawiającego oraz wysłano do trzech oferentów.

9.    Ocena ofert

Wyboru najkorzystniejszej oferty dokona Komisja powołana przez Zamawiającego. Zamawiający dokona oceny poszczególnych ofert w oparciu o:

Kryterium I:
Cena oferty – 70%
Pc=(Cmin/Cc) x Pkt. max
gdzie:
Pc – ilość punktów, jakie otrzyma badana oferta za kryterium cena
Cmin – najniższa cena brutto spośród wszystkich badanych ofert
Cc – cena brutto oferty badanej
Pmax – maksymalna ilość punktów, jakie można otrzymać za kryterium cena Oferta w kryterium I może uzyskać maksymalnie 70,00 punktów. Do wyliczeń brana będzie łączna cena brutto za realizację wszystkich usług. Punkty z kryterium cena będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.     

Kryterium II

D – Doświadczenie oferenta – 30 %
Doświadczenie w obszarze stanowiącym przedmiot zamówienia/lub obszarach pokrewnych –  30 punktów (30%)
– 10 pkt – 3 zrealizowanych w okresie ostatnich 4 lat, przed upływem terminu składania ofert podobnych usług do przedmiotu zamówienia potwierdzonych referencjami
– 20 pkt  od 4 do 5 zrealizowanych w okresie ostatnich 4 lat, przed upływem terminu składania ofert podobnych usług do przedmiotu zamówienia potwierdzonych referencjami
– 30 pkt powyżej 5 lub więcej usług zrealizowanych w okresie ostatnich 4 lat, przed upływem terminu składania ofert podobnych usług do przedmiotu zamówienia potwierdzonych referencjami

Oferta w kryterium II może uzyskać maksymalnie 30,00 punktów.
Pc + D = suma otrzymanych punktów przez badaną ofertę. Maksymalna ilość punktów jaką można uzyskać wynosi 100 pkt. Oferta, która uzyska najwięcej punktów będzie wybrana jako najkorzystniejsza. W przypadku jednakowej liczby punktów decydującym czynnikiem o wyborze wykonawcy jest data lub godzina wpływu wpływu oferty. Wygrywa ta firma, która wcześniej złożyła ofertę.

10.   Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty
    Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony na stronie internetowej Zamawiającego oraz informacja zostanie wysłana do oferentów, którzy złożyli ofertę.

11.   Dodatkowe informacje
12. a) dodatkowych informacji związanych z zapytaniem ofertowym udziela: Michał Strzelczyk, email: strzelczyk@edrone.me
13. b) wykonawca jest zobowiązany do współpracy z Zamawiającym we wszystkich sprawach związanych z realizacją zleconych zadań i udzielać odpowiedzi na zapytania kierowane przez Zamawiającego.
14. c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn.
15.   Załączniki

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa w zakresie transportu eksponatów oraz elementów zabudowy wraz z ubezpieczeniem oraz zapewnienie noclegu w hotelu podczas imprezy targowo-wystawienniczej w charakterze wystawcy na targach eComerce Expo Berlin 2017 dla firmy edrone Sp. z o.o.  dotyczące realizacji projektu pt. „Wdrożenie strategii/planu działalności międzynarodowej na 4 rynkach zagranicznych”  nr projektu RPMP.03.03.02-12-0218/16,  Poddziałanie 3.3.2  Aktywność międzynarodowa małopolskich MŚP  w ramach  Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014 – 2020 

2.       Celem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy, który przygotuje w/w usług pod potrzeby realizacji projektu.

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego

FORMULARZ OFERTOWY
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1   dotyczące przygotowania usług doradczych:

1. Dane Wykonawcy:

Nazwa: ……………………………………………………………………………

Adres: ……………………………………………………………………………..

NIP: …………………………………………………………………………………

Tel: ………………………………………………………………………………..

Termin ważności oferty…………………………………………………..

Data sporządzenia oferty…………………………………………………

1. Warunki oferty:
   Oferuję realizację zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym:

Kryterium I Cena
a)   Usługa w zakresie transportu eksponatów oraz elementów zabudowy wraz z ubezpieczeniem
Cena za 1 km netto ………………………….. ( Kraków-Berlin-Kraków =  1200 km )
Cena za całość :

……………………..zł/netto………………………zł/brutto.
b)   2 noclegi dla 4 osób w hotelu w Berlinie  cena ……………………..zł/ za  netto  ………………………zł/brutto.
Całkowita kwota za wykonanie usługi wynosi: ………………………………………..zł/netto ……………..zł/brutto.

Kryterium II Doświadczenie oferenta

………………………….,……………                  …………………………………………………

    (miejscowość, data)                           (pieczęć oraz czytelny podpis wykonawcy)

Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego

OŚWIADCZENIE

Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.
Oświadczam, że Oferent w imieniu którego działam, nie jest powiązany kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru oferenta, w szczególności poprzez:
– uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub kapitałowej,
– posiadanie udziałów lub co najmniej 10 % akcji,
– pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
– pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Zapoznałem się i akceptuję warunki zapytania ofertowego z dnia ………………………………..
Oferta obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.

4.Oświadczam, iż Oferent spełnia warunki udziału w postępowaniu wymienione w pkt 5 zapytania ofertowego.

………………………….,……………                  …………………………………………………

    (miejscowość, data)                         (pieczęć oraz czytelny podpis) wykonawcy)

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia.
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego – Formularz ofertowy. Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego – Oświadczenie.
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego – Oświadczenie.
Załącznik nr 4 : Informacja o wyniku postępowania