Entregabilidade de E-mails: 18 maneiras de evitar as pastas de spam

A entregabilidade de e-mails representa os e-mails enviados com sucesso aos destinatários e é um fator fundamental para garantir mais conversões por meio das newsletters.

Neste artigo, nos aprofundaremos sobre os diversos fatores que podem garantir a entregabilidade de e-mails, por que você deve se importar com isso, e como aumentar as chances da sua newsletter chegar de fato à caixa de entrada dos seus contatos.

O que é Entregabilidade de E-mail e por que você deveria se importar com isso?

Sua taxa de entregabilidade representa quantos dos seus e-mails foram enviados com sucesso aos destinatários. Note que não estamos falando apenas de cair na caixa de entrada em vez da caixa de spam, estamos falando sobre o e-mail efetivamente chegar até a pessoa. Isso porque alguns dos seus e-mails podem estar sendo bloqueados no meio do caminho, mesmo quando o endereço do destinatário está correto.

É como se você escrevesse uma carta, postasse pelos Correios com destino ao endereço correto, o carteiro fosse até o lugar certo para entregá-la… e a caixa de correspondências estivesse selada.

“Espera, quer dizer que minha newsletter não está nem chegando à minha base de contatos?”, você pode estar se perguntando. Infelizmente, a resposta é sim, e isso acontece com todas as newsletters.

Mas qual é o tamanho do problema da entregabilidade de e-mails?

A taxa média de entregabilidade de e-mails ao redor do mundo é de 83%. A Europa tem desempenho ligeiramente acima da média, com 84%, provavelmente devido à regulamentação mais rígida de processamento de dados (GDPR). Isso significa que cerca de um em cada seis e-mails nem mesmo chegam ao destinatário. Em 2020, de acordo com uma pesquisa feita pela Validity, 7% dos e-mails caíram em caixas de spam, e 10% foram bloqueados pelos serviços de internet (Internet Service Provider – ISP).

Serviços de e-mail, como Gmail e Yahoo Mail, se importam muito com a qualidade do que está sendo enviado a seus clientes — os destinatários. Por isso, eles filtram e bloqueiam mensagens que identificam como spam.

Uma das formas pelas quais conseguem fazer isso, entre outras, é verificando a reação que os destinatários têm aos e-mails. Se muitos usuários do Gmail marcarem sua newsletter como spam, seus disparos de e-mail futuros terão uma probabilidade muito maior de caírem nas caixas de spam de outros usuários do Gmail. Isto é influenciado também pela reputação do seu IP e muitos outros fatores, que discutiremos ao longo deste artigo.

A má notícia é que, como este processo é automatizado, às vezes os sistemas anti-spam podem acabar julgando erroneamente um e-mail legítimo. A boa notícia é que estes sistemas estão melhorando a cada dia, e se os seus e-mails vão conseguir passar por este filtro é algo que depende em grande parte de você!

Antes de tudo é preciso saber como está a sua entregabilidade de e-mail por meio de uma auditoria.

Monitorando sua entregabilidade de e-mail

Se você quer saber se suas newsletters estão realmente chegando ao destinatário existem alguns pontos a serem observados:

1. Compare os resultados no seu histórico ao longo dos anos, veja com quantos e-mails você começou enviando e quantos leads você recebeu por meio deles e compare com o período atual.
2. Verifique a reputação do seu remetente.
3. Quantidade nem sempre é qualidade, isso porque alguns provedores de internet (Internet Service Provider – ISP) limitam a quantidade de e-mails que aceitam de um remetente em um período de tempo. Se você tentar disparar mensagens acima desse limite, o ISP rejeitará seus e-mails, e no longo prazo isso pode afetar a reputação do seu IP.

Reputação do remetente

Se você deseja saber como está a reputação da sua newsletter, você pode verificar seu Sender Score. Este é um serviço oferecido pela Validity e verifica as mesmas métricas que os ISP levam em consideração ao decidir o que fazer com seus e-mails (enviar à caixa de entrada, enviar à caixa de spam, ou bloquear).

Funciona mais ou menos como uma avaliação de crédito. O Sender Score é uma pontuação de 0 a 100, sendo 0 a pior e 100 a melhor. As melhores newsletters geralmente estão na faixa dos 90–100 pontos, e sua entregabilidade gira em torno de 95%.

A informação crucial aqui é que o Sender Score reflete diretamente a entregabilidade dos seus e-mails: quanto pior for sua pontuação, maior será a probabilidade dos seus e-mails caírem no spam — ou pior, nem chegarem aos destinatários.

Vale destacar que o seu Sender Score pode oscilar naturalmente ao longo do tempo. Por isso, é importante construir sua estratégia de E-mail Marketing de modo que suas mensagens tenham as reações mais favoráveis possíveis, monitorar o seu Sender Score com regularidade para verificar se houve alguma mudança, e tomar as medidas cabíveis para continuar melhorando a sua pontuação.

Veja a seguir como funciona o processo de envio de e-mail marketing e como montar uma estratégia para aumentar a sua entregabilidade de e-mail.

Como funciona o processo de envio de e-mail marketing?

O E-mail Marketing é uma das técnicas mais conhecidas de Marketing Digital. Ele é usado desde os primórdios da comunicação pela internet — acredite se quiser, mas o primeiro disparo de e-mail em massa para fins comerciais foi feito em 1978, quando Gary Thuerk da Digital Equipment Corporation enviou um e-mail para uma lista de 400 clientes. Ele relata que esta única mensagem resultou em um faturamento de 13 milhões de dólares, o que ilustra o enorme potencial do E-mail Marketing.

No entanto, o E-mail Marketing só ganhou tração de verdade com a popularização dos computadores pessoais nos anos 1990, e desde então se solidificou como um dos pilares do Marketing Digital.

Mas o que é exatamente o E-mail Marketing?

Em poucas palavras, e-mail marketing é o ato de enviar mensagens de e-mail para um público definido e com objetivos comerciais.

Na maioria das vezes, o E-mail Marketing é um disparo de e-mails em massa para grandes grupos de pessoas — grandes empresas e blogs podem ter milhões de pessoas em suas listas de e-mail — mas em um sentido mais amplo, mesmo os e-mails individuais e personalizados que são enviados aos clientes atuais ou prospects também podem ser considerados E-mail Marketing.

Uma boa prática de E-mail Marketing é dividir a lista de e-mails em grupos que podem ser organizados por dados demográficos (ex.: idade, localização, gênero), comportamentos (ex.: participou de um evento, comprou um produto), ou interesses (ex.: adicionou determinado produto à lista de desejos). Esta prática é chamada de segmentação, e ela ajuda as empresas a enviar a mensagem certa às pessoas certas.

E mesmo com as dificuldades apresentadas acima, com relação aos Spams e filtros de proteção o retorno sobre investimento (ROI) médio para campanhas de E-mail Marketing é 4100% — ou seja, para cada R$ 1,00 investido em E-mail Marketing, as empresas faturam R$ 42,00 em média.

Isso acontece porque:

• Mais da metade da população mundial tem uma conta de e-mail.
• 99% dos consumidores verificam seus e-mails pessoais ao menos uma vez por dia — os e-mails profissionais são checados cerca de 20x por dia.
• 66% dos consumidores dizem que o e-mail é o seu canal preferido para receber comunicações de empresas.

Com isso, 91% dos profissionais de Marketing consideram o e-mail um canal de comunicação importante.

Mas como desenvolver uma estratégia de e-mail marketing de sucesso?

Para implementar uma estratégia de E-mail Marketing, são necessários dois elementos:

1. uma forma de converter visitantes em inscritos, o que pode ser feito através de um formulário em uma landing page, Web Layers ou Pop-ups; e
2. uma forma de engajar estes inscritos de forma eficaz através de suas mensagens.

A melhor forma de fazer isso é através da automação de marketing.

Um bom exemplo de e-mail marketing automatizado são as mensagens de confirmação de inscrição e agradecimento. Além disso, com ferramentas de automação de marketing e CRM, como a edrone essas mensagens podem ser personalizadas incluindo alguns dos melhores conteúdos do blog, mais informações sobre a loja, uma seleção de produtos, ou mesmo cupons de desconto para converter os novos inscritos em clientes pagantes.

Como é o processo de automação para envio de e-mail marketing?

O processo de envio de um e-mail marketing automatizado é simples:

• Primeiro, um usuário se inscreve na newsletter (pode ser através de um Pop-up, uma Web Layer, ou um formulário nativo do site).
• Em seguida, ele recebe um e-mail de confirmação (exigência de “dupla confirmação” – também chamado de Double Opt-In – da LGPD).
• Assim que ele abrir o e-mail e clicar no botão de confirmação, uma mensagem de agradecimento é enviada automaticamente.
• O usuário recebe uma sequência de e-mails automatizados que podem ser usados para reforçar os benefícios de comprar naquele e-commerce.

O e-mail marketing, quando bem utilizado, é uma ferramenta fantástica para converter novos inscritos em clientes pagantes, promover conteúdo e campanhas do seu comércio eletrônico.

Agora que você já sabe como funciona o processo de envio de e-mail marketing confira algumas dicas para garantir a entregabilidade dos seus e-mails.

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18 dicas para garantir a entregabilidade de e-mails

Na edrone, somos grandes fãs de newsletters como uma forma das lojas virtuais se conectarem diretamente com seus clientes de uma forma legítima e que gera valor. Aumentar as vendas é uma consequência natural da qualidade desta comunicação.

Tomando por base as boas práticas de entregabilidade de e-mail marketing e nossa experiência contribuindo para o sucesso das mais de 1.000 lojas online ao redor do mundo que usam nossa plataforma, reunimos aqui 18 dicas que vão ajudar a manter a sua reputação e aumentar a entregabilidade dos seus e-mails.

1. Configure seus registros SPF e DKIM

Esta é a primeira dica da lista porque os registros SPF e DKIM são, ao mesmo tempo, extremamente importantes e frequentemente ignorados. Em muitos casos, a pessoa responsável por disparar a newsletter nem sabe que estes registros existem. Então vamos explicar:

• O nome SPF vem de Sender Policy Framework. Não seria exagero dizer que esta é a medida de segurança mais importante no mundo do e-mail marketing. Basicamente, o SPF diz aos servidores dos destinatários que o endereço de IP que está enviando aquele e-mail (por exemplo, o IP da ferramenta de disparo de e-mails que você contratou) foi autorizado a fazer isso pelo domínio em questão (por exemplo, www.suaempresa.com.br). Cada domínio pode ter mais de um IP autorizado, e a lista de IPs autorizados fica armazenada nos registros de DNS do domínio.
• DKIM é a abreviação de DomainKeys Identified Mail. Este método de autenticação de e-mails foi criado para confirmar que o remetente é de fato quem ele diz ser. Funciona como uma assinatura digital vinculada a cada domínio, cuja autenticidade pode ser verificada pelo sistema do serviço de e-mails. Um registro DKIM assegura ao destinatário da mensagem que ela veio de um remetente legítimo, e não de alguém se passando por ele (uma técnica de spam chamada “spoofing”).

Em resumo, o registro SPF confirma que os e-mails vieram de uma fonte fidedigna, e o registro DKIM confirma quem está enviando os e-mails. Não precisamos explicar por que ambos são importantes para os ISPs decidirem se vão deixar seus e-mails entrarem nas caixas de entrada de seus usuários, certo? Então assegure-se de ter registros SPF e DKIM, e que eles estejam devidamente atualizados.

2. Segmente sua base de contatos

Imagine: seu pequeno negócio está enfrentando dificuldades financeiras e você está pensando em contratar um empréstimo. Um dia, você vai até sua caixa de correspondências e vê uma carta do seu banco. Ela começa com “Caro/a cliente…” e apresenta uma enorme lista genérica com vários serviços que o banco oferece, a maioria deles completamente irrelevantes para você.

Agora imagine outro cenário: você abre a carta e ela começa com o seu nome, continuando com uma explicação sobre como eles sabem que é difícil empreender e que às vezes os pequenos empresários precisam de uma ajuda, e por isso estão oferecendo empréstimos para pequenos negócios a taxas reduzidas.

Qual carta você jogaria imediatamente no lixo (a caixa de spam da sua casa), e qual no mínimo atiçaria sua curiosidade?

Este é o poder da segmentação, e com o E-mail Marketing não é diferente. Os e-mails são muito mais eficazes quando você envia mensagens personalizadas a um grupo específico de pessoas, em vez de mandar a mesma coisa para todos.

Divida sua base de contatos em grupos menores, baseando-se em critérios comuns de interesses e comportamentos. Existem inúmeras formas de segmentar uma base de contatos, e cada ferramenta de disparo de e-mails terá funcionalidades específicas para isso.

A plataforma da edrone foi desenvolvida especificamente para lojas virtuais, então a segmentação padrão se baseia no comportamento de compra dos usuários (p. ex. clientes que gastam muito, clientes recorrentes, clientes que abandonaram o carrinho, etc). Mas há várias outras formas personalizadas para segmentar seus contatos, como por exemplo usando tags ou com base em comportamento (p. ex. pessoas que abriram o e-mail da campanha anterior).

Sempre que possível, procure personalizar suas mensagens. Há formas muito simples de fazer isso, por exemplo chamando o destinatário pelo seu nome, ou enviando um código de desconto exclusivo. Usando ferramentas mais avançadas, como a plataforma da edrone, você pode inclusive adicionar recomendações automatizadas de produtos em seus e-mails — saiba mais sobre isso na dica número 8.

Estas técnicas irão aumentar sua taxa de abertura de e-mails (Open Rate, o percentual de pessoas que abriram seu e-mail), o que tem um grande impacto em seu Sender Score e, consequentemente, em sua taxa de entregabilidade.

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Dica bônus para quem tem um e-commerce: use a segmentação RFM para maximizar os resultados da sua estratégia de E-mail Marketing. O nome RFM vem de Recência (quando o cliente fez sua última compra), Frequência (de quanto em quanto tempo o cliente compra) e valor Monetário (valor médio das compras). A segmentação RFM considera estes fatores e distribui os clientes em dez categorias. Esta análise avançada permite que você ofereça um tratamento especial aos seus clientes mais lucrativos e fiéis, e lute para não perder os clientes que por algum motivo não estão mais comprando com tanta frequência.

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3. Implemente a verificação Double Opt-in

A verificação dupla, ou Double Opt-in, é quando um novo inscrito precisa confirmar seu desejo de receber aquela newsletter. Isto serve não apenas para garantir que você tenha a permissão para enviar e-mails àquela pessoa (uma exigência das legislações de proteção de dados), mas também ajuda a manter apenas contatos ativos e relevantes em sua base.

Às vezes uma pessoa pode cometer um erro de digitação ao se inscrever em sua newsletter — por exemplo, escrevendo .con em vez de .com — e uma verificação Double Opt-in evitará que este endereço errado entre em sua base de contatos. Desta forma, você não perderá tempo enviando e-mails para um endereço errado (e que, de fato, nem seria entregue de qualquer forma). Esta é uma boa prática por alguns motivos:

1. A maioria das ferramentas de envio de e-mail em massa cobra um valor proporcional ao número de contatos e/ou número de e-mails enviados. Em ambos os casos, se você tiver endereços incorretos em sua lista, estará desperdiçando dinheiro.
2. Legalmente, é a maneira mais segura de se coletar os e-mails das pessoas. Usando um processo de verificação Double Opt-in, você estará respeitando a maioria das legislações de proteção de dados, incluindo a LGPD. Porém, vale destacar que é fundamental verificar quais são as regulações da região onde a sua empresa atua.
3. Por fim, e o mais importante para o assunto deste artigo: ao enviar e-mails apenas para destinatários ativos e que confirmaram desejar receber suas mensagens, você estará protegendo seu Sender Score. Lembre-se, a entregabilidade dos seus e-mails está diretamente atrelada à reputação do seu IP!

4. Evite as Armadilhas de Spam

Como você já deve ter percebido, garantir a entregabilidade dos seus e-mails é um longo caminho tortuoso e cheio de armadilhas — literalmente! As Armadilhas de Spam, também chamadas de “honeypots”, foram desenvolvidas pelos ISP e organizações anti-spam com o intuito de identificar os spammers, incluí-los em uma lista negra e bloqueá-los.

Mas você não é um spammer, então não precisa se preocupar, certo? Infelizmente, não é bem assim. Como mencionamos antes, os processos automatizados às vezes podem acabar penalizando remetentes legítimos, e é preciso estar sempre atento para não cair nesta armadilha.

As Armadilhas de Spam são endereços de e-mail criados especificamente para atrair os spammers, estimulando-os a adicionar estes e-mails em suas listas de contato. Quando um remetente envia sua newsletter a algum desses endereços, o ISP entende que o endereço foi coletado através de práticas suspeitas, como:

• Rastrear endereços de e-mail em páginas de sites (geralmente endereços como contato@…, vendas@…, etc)
• Comprar listas de e-mails
• Usar um processo Single Opt-in (sem verificação dupla)
• Manter endereços antigos ou abandonados (como o endereço corporativo de um ex-funcionário)

Se você usa algumas destas táticas, ou já usou no passado, é provável que sua base de contatos contenha Armadilhas de Spam, e isso pode estar prejudicando a entregabilidade dos seus e-mails.

Então, como evitar as armadilhas do Spam? A maioria das dicas neste artigo devem ajudar, mas as principais medidas a se tomar são:

1. Não compre listas de e-mail (veja a dica número 6).
2. Não colete e-mails de fontes duvidosas ou sem consentimento explícito.
3. Implemente a verificação dupla (Double Opt-in).
4. Higienize sua base de contatos com regularidade.

O que nos leva à próxima dica…

5. Mantenha sua base de contatos limpa

Este é um aspecto importantíssimo que afeta diretamente a taxa de abertura e a entregabilidade dos seus e-mails. Acesse os relatórios das suas campanhas passadas e verifique: quantos e-mails foram enviados? E quantos foram abertos?

A diferença entre estas métricas costuma ser grande. Alguns destes e-mails ignorados foram enviados a contatos que há muito tempo não reagem a seus e-mails. Algumas pessoas podem não abrir seus e-mails por simplesmente não estarem mais interessadas. Outras podem não usar mais o e-mail com o qual se inscreveram inicialmente. Não há nada que você possa fazer a respeito, certo?

Na verdade, há sim. Você pode, e deve, eliminar estes contatos da sua lista!

Às vezes pode ser necessário deletar 25% da sua base. E tudo bem — estes contatos não estão abrindo suas mensagens de qualquer forma, então continuar enviando seus e-mails a eles apenas reduzirá sua taxa de entregabilidade.

Encaremos a verdade: se alguém não abriu nenhum dos seus e-mails nos últimos 120 dias, por exemplo, é muito provável que não abrirão os próximos. Por mais difícil que isso possa ser, deixe seus contatos irem embora!

Sua lista de contatos é um ativo, é sua propriedade. Você lutou para construí-la. Então cuide dela, mantenha-a higienizada, e certamente verá suas taxas de entregabilidade melhorarem.

6. Não compre listas de e-mail

Comprar listas de e-mail é como aceitar comida de um estranho. Você não sabe de onde aquilo veio!

Os contatos nestas listas podem ter sido coletado de vários sites sem a permissão de seus donos, podem estar abandonados, podem nem existir, ou pior — muitas vezes essas listas contêm Armadilhas de Spam, como mencionamos acima.

Mesmo que a lista comprada tenha muitos e-mails “válidos” e você consiga evitar cair na caixa de spam destas pessoas, é muito provável que mesmo assim seus e-mails não serão abertos. Por quê? Porque os destinatários não reconhecerão a sua marca. Afinal de contas, eles nunca se inscreveram em sua newsletter.

Sem dúvida nenhuma é melhor dedicar esforços a coletar e-mails legítimos, mesmo que isso seja um processo demorado e gradual, do que comprar uma lista de e-mails que lhe dará números impressionantes em quantidade de contatos, mas taxas de abertura tendendo a 0%. Usar listas de e-mail apenas danifica sua reputação e, consequentemente, sua taxa de entregabilidade.

7. Convide os visitantes do seu site a assinar a newsletter

Pegando o gancho da dica anterior, como obter contatos relevantes que reconhecem sua marca e de fato querem receber seu conteúdo? Seu site, é claro! Então informe aos seus visitantes que você tem uma newsletter, e torne o processo de inscrição o mais fácil possível (respeitando o processo de Double Opt-in, é claro).

Inclua convites em todos os locais e momentos possíveis — no rodapé do seu site, durante uma compra, no seu chat… as oportunidades são inúmeras.

Por outro lado, atiçar a curiosidade das pessoas para se inscreverem em mais uma newsletter não é tão fácil. Os pop-ups são uma ótima solução para isso, especialmente se você oferecer uma recompensa pela inscrição. Para um e-commerce, um exemplo disso seria um cupom de 10% de desconto para a primeira compra. Existem diversas variações de pop-up e outras soluções incríveis de Marketing On-site.

Mas o que isso tudo tem a ver com entregabilidade de e-mails? É simples: quanto mais pessoas conhecem sua marca e esperam encontrá-la em suas caixas de entrada, maior será sua taxa de abertura de e-mails, aumentando seu Sender Score.

8. Automatize seus e-mails (com inteligência)

Espera aí. Se a entregabilidade tem tudo a ver com a reputação e qualidade da comunicação, como automatizar meus e-mails vai ajudar? Ninguém gosta de receber mensagens enlatadas!

A questão é que, se for bem feita, a automação de e-mails pode tornar a sua comunicação ainda mais pessoal, e não o contrário. Não estamos falando de simplesmente configurar uma mensagem automática de boas-vindas, que inicia uma sequência interminável de e-mails com os últimos posts em seu blog (que podem nem ser do interesse do destinatário, aumentando as chances dele se descadastrar ou apertar o temido botão de “denunciar como spam”).

O que recomendamos é usar a automação de forma inteligente, tornando seus e-mails mais personalizados. Para lojas virtuais, um exemplo seria incluir no e-mail alguns dos produtos que aquela pessoa visualizou, e então oferecer um código único de desconto para ela fazer a compra.

Outra ideia seria enviar um e-mail automatizado informando que o produto que o destinatário havia incluído na lista de desejos agora está disponível. Ou mesmo um lembrete automatizado avisando que a pessoa abandonou o carrinho antes de finalizar a compra!

Mensagens automatizadas e personalizadas apresentam taxas de abertura e de cliques mais elevadas. Se bem feitas, seus destinatários ficarão felizes em recebê-las, e seu Sender Score agradece.

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9. Identifique-se

A forma como você se identifica em seus e-mails é tão importante para a taxa de abertura quanto o assunto. Geralmente, a primeira coisa que o destinatário verá ao receber um e-mail é quem enviou a mensagem.

Pense no nome do remetente como o primeiro de uma série de “filtros” pelos quais os destinatários farão seu e-mail passar até decidirem se vão abri-lo, ignorá-lo, ou denunciá-lo como spam.

Se você deseja maximizar suas taxas de abertura, identifique-se claramente e “humanize” suas mensagens. Em vez de escrever “Empresa XYZ”, prefira algo como “Maria da XYZ” ou “Equipe XYZ”. Estas alternativas são mais amigáveis e convidativas, e ainda assim deixam claro que se trata de uma mensagem comercial. É claro, se você for a sua própria marca — por exemplo, um consultor independente, escritor, ou influencer —, você pode usar apenas o seu nome.

O nome do remetente também pode ser usado para diferenciar entre os tipos de conteúdo que você envia. Por exemplo, você pode enviar e-mails com conteúdo e notícias para seu público geral, mas talvez também envie e-mails de atendimento a seus clientes com informações sobre seus pedidos, ou então queira enviar ofertas especiais ou convites a um evento.

Cada um destes casos poderia ter um remetente diferente, ajudando seus destinatários a facilmente reconhecer e “categorizar” mentalmente seus e-mails.

Dito isto, nunca use um endereço de e-mail como o seu nome de remetente! Isto passa uma imagem desleixada e pouco profissional, e também aumenta suas chances de ser classificado como spam.

Quanto ao endereço de e-mail do remetente, esta informação será vista apenas após o destinatário abrir o e-mail, então não irá impactar sua taxa de abertura, mas pode sim influenciar a percepção sobre a mensagem. Procure usar endereços que façam sentido para o destinatário. Segue abaixo algumas boas práticas para o endereço do remetente:

• Use o seu próprio domínio (p. ex. remetente@suaempresa.com.br em vez de suaempresa@gmail.com).
• Se você manda conteúdos diferentes para públicos diferentes, segmente também os seus endereços de remetente. Por exemplo: news@suaempresa.com.br, vendas@suaempresa.com.br, atendimento@suaempresa.com.br.
• Não use endereços “não responder” como nao-responda@suaempresa.com.br, porque assim você se distancia do seu público e sugere que o relacionamento é de mão única.
• Assegure-se de que o endereço de resposta (“reply to”) seja igual ao endereço do remetente (“sender e-mail”).

Por último, não se esqueça de incluir uma foto de quem está mandando o e-mail. Isso também ajuda a manter a sua comunicação mais amigável e humana. Porém, se você não estiver se identificando como uma pessoa específica, não tem problema usar a logo da empresa. Só não deixe sem qualquer imagem, pois isso passa uma imagem impessoal, amadora, e até mesmo um pouco suspeita.

10. Escreva assuntos descritivos e instigantes

O assunto é a ponte entre a caixa de entrada e o conteúdo do seu e-mail. Este é um dos fatores mais influentes na decisão do destinatário abrir seu e-mail ou ignorá-lo.

Ao escrever o assunto do seus e-mails, vale a pena refletir sobre o que seus destinatários realmente querem ou precisam. Por que eles se inscreveram em sua newsletter? No que estão interessados?

Seja claro ao comunicar do que o e-mail se trata, mas procure não descrever exaustivamente seu conteúdo. Dê ao destinatário uma isca irresistível que lhe deixará curioso para abrir o e-mail e saber o que tem dentro. Seu assunto deve ser claro, curto (menos de 70 caracteres, cerca de 40 caracteres é uma boa referência), instigante e adequado ao público.

Infelizmente, não há uma regra infalível para escrever assuntos eficazes. É preciso fazer testes e verificar quais assuntos lhe trouxeram as maiores taxas de abertura. Inclusive, o assunto do e-mail é uma ótima variável para testes A/B. Mudar apenas alguns detalhes pode gerar resultados surpreendentes!

Dito isso, faça de tudo para evitar as palavras “gatilho” de spam (Spam Triggers). Palavras como “desconto”, “grátis”, “100%”, usar muitos símbolos e caracteres especiais, ESCREVER EM CAIXA ALTA, ou fazer declarações questionáveis como “ganhe dinheiro dormindo” ou “satisfação garantida” aumentam muito suas chances de cair na caixa de spam.

Existem várias listas enormes de palavras gatilho de spam na internet mas, como regra geral, basta manter sua comunicação tão natural quanto possível e evitar “forçar a barra”.

11. Promova o diálogo

Nós já discutimos a importância de humanizar seus e-mails para estabelecer um relacionamento sincero com os destinatários. A ideia é dar uma cara humana a uma forma de comunicação um tanto distante e abstrata.

Sempre que possível, mostre aos destinatários que existe uma pessoa real do outro lado daquele e-mail, que de fato quer estabelecer um relacionamento e interagir com elas.

Uma boa forma para se promover o diálogo é usando perguntas + chamadas para ação (calls to action – CTA). Em vez de transmitir informações de forma unilateral, como um jornal, tente ser mais como um professor ou gerente de hotel. Faça perguntas como:

• “Você tem mais alguma dúvida? Ficaremos felizes em respondê-la!”
• “Como podemos ajudá-lo?”
• “O que podemos mudar? Queremos nos aprimorar para melhor atendê-lo”
• “O que você acha deste assunto? Responda a este e-mail e vamos continuar a conversa!”
• “Você está gostando de usar nosso produto? Compartilhe sua história conosco!”

Promover interações ajudará a sua reputação. As chances dos seus e-mails serem interpretados como spam pelos serviços de e-mail serão muito menores se as pessoas os estiverem abrindo e respondendo. E não apenas isso, você também estará construindo um relacionamento sólido com o seu público, o que é igualmente valioso.

12. Faça e-mails “encaminháveis”

Talvez você já saiba que as redes sociais atribuem diferentes níveis de relevância a diferentes tipos de interação.

Vamos tomar o Facebook como exemplo. Você pode ver uma publicação em seu feed e apenas clicar em “curtir”, e o algoritmo do Facebook vai interpretar esta interação como um sinal de que você está interessado neste tipo de conteúdo.

Mas se você comentar naquela publicação, o algoritmo entenderá como um sinal mais forte de interesse. E se você compartilhar o conteúdo em sua própria timeline, esta ação será interpretada como um sinal ainda mais forte.

O mesmo vale para os e-mails. Abrir um e-mail é indicativo de algum interesse. Clicar em um link dentro daquele e-mail, um pouco mais. Respondê-lo, ainda mais. Mas encaminhar um e-mail é o indicativo mais forte que os seus destinatários podem dar sobre a relevância do conteúdo.

Então, se encaminhar e-mails é avaliado positivamente pelos filtros anti-spam, o que você pode fazer para tornar seus e-mails mais “encaminháveis”?

Este resultado não é fácil de alcançar, mas é possível tentar aumentar as chances disso acontecer. Por exemplo, você pode oferecer descontos para grupos e incentivar o destinatário a convidar seus amigos a participarem.

Outra possibilidade é trabalhar com um programa de afiliados em que o destinatário possa facilmente encaminhar seu link de afiliado. E tem a forma mais simples de todas: sugerir que o e-mail seja encaminhado!

Por exemplo, em uma campanha de Dia dos Namorados, você pode incluir uma chamada como: “encaminhe esta mensagem aos seus amigos para que eles não se esqueçam de dar um presente à pessoa amada”.

13. Permita o descadastramento

Já aconteceu com todos nós. Nos inscrevemos em uma newsletter e desfrutamos do conteúdo por um tempo, mas aos poucos fomos perdendo o interesse e passamos a ignorar aqueles e-mails. Às vezes algumas pessoas podem preferir não receber mais a sua newsletter, e está tudo bem.

Se você leu a dica número 5, já sabe como é importante manter sua base de contatos limpa. Por que não ajudar seus contatos a fazerem isso por conta própria?

Sempre dê aos seus destinatários a oportunidade de se descadastrarem. Isso não é apenas uma questão de bons modos, ou uma forma de higienizar sua base de contatos — é uma exigência das regulamentações de processamento de dados, e também dos ISP. Se a sua newsletter não tiver um botão de “descadastrar-se”, as chances dela cair direto na caixa de spam são grandes.

A maioria das ferramentas de automação de marketing, como a edrone, incluem automaticamente um link de descadastramento no rodapé de cada e-mail enviado. Porém, é uma boa prática incluir outra opção claramente visível em outro local do seu e-mail.

Quando uma pessoa resolve que não quer mais receber seus e-mails, você já a perdeu. Não há sentido em tentar forçá-la a ficar. Ao menos dê às pessoas a chance de se descadastrarem sem qualquer dano, pois do contrário elas poderão marcar sua newsletter como spam apenas para se livrarem dela!

14. Use imagens e textos

Os e-mails são uma ótima oportunidade para reforçar o branding da sua empresa. Sendo assim, é fácil cair na armadilha de disparar newsletters com apenas uma grande imagem feita com as cores, fontes e outros elementos da sua marca.

É claro, uma newsletter visualmente atrativa chama a atenção e reforça percepções positivas sobre a sua marca. Mas há algumas desvantagens em disparar e-mails compostos apenas por imagens. Primeiro, é preciso considerar que a mesma imagem poderá não ser legível em diferentes dispositivos (desktop, tablet ou smartphone).

Além disso, dependendo da qualidade da conexão de internet do seu destinatário, sua imagem pode levar alguns segundos para carregar. Com uma média de 11 segundos de atenção para e-mails, cada momento que você perde vale ouro. E finalmente, e-mails apenas com imagens tornam o conteúdo menos acessível para pessoas que usam leitores de tela, como deficientes visuais.

Por outro lado, e-mails com apenas textos são mais sem graça que picolé de chuchu!

Para alcançar um bom equilíbrio entre imagens e texto, recomendamos a regra 40/60: 40% imagens e 60% texto. Tente espalhar os elementos de maneira equilibrada, e use botões com chamadas para ação.

É uma boa ideia incluir links em suas imagens sempre que isso fizer sentido, efetivamente transformando-as em botões. Além disso, lembre-se de sempre incluir alt tags nas imagens. As alt tags são atributos HTML que descrevem o conteúdo de uma imagem. Elas são importantes não apenas para os leitores de tela, mas também para o caso das imagens não carregarem corretamente. Ao usar alt tags, em vez de um espaço em branco, o leitor verá uma descrição da imagem. Muito melhor!

15. Use um IP dedicado

Pense no seu IP (Internet Protocol) como o seu endereço físico. Quando você contrata um serviço de hospedagem, é como alugar um apartamento. Você pode morar sozinho, com sua família, ou dividir o espaço com outras pessoas. O mesmo vale para os IPs!

A maioria dos provedores de hospedagem oferece IPs dedicados ou compartilhados. Um IP compartilhado significa que seu site “divide” o mesmo endereço com outros sites aleatórios. Da mesma forma que dividir um apartamento, esta é sem dúvidas uma solução mais barata, mas seus companheiros podem não ser os melhores vizinhos, e isso afeta a reputação do apartamento inteiro (leia-se: seu IP) na vizinhança.

Quando você tem um IP dedicado, é como se o seu site “morasse sozinho”. É mais caro morar sozinho, mas desta forma você tem controle total sobre a sua reputação. E ainda tem a vantagem de ser mais seguro em geral, evitando possíveis ataques que seu site poderia sofrer por conta de uma vulnerabilidade em outro site no mesmo IP compartilhado.

16. Refine os horários de envio

As pessoas recebem tantos emails hoje em dia, que mandar seu email no momento certo pode ser a diferença entre ele ser aberto ou soterrado para sempre sob a avalanche de mensagens concorrentes.

“Em que horário devo enviar minhas newsletters?” talvez seja uma das perguntas mais frequentes sobre Email Marketing. Infelizmente, assim como acontece com o assunto do email, não existe uma resposta definitiva que funcione para todos. É preciso considerar as necessidades, desejos e comportamentos do seu público, fazer algumas suposições, testar e ver o que funciona.

Pense no dia a dia do seu destinatário, e como a sua newsletter se encaixa nesta rotina. Se você é uma fonte de informações técnicas para profissionais de uma determinada área, pode ser uma boa ideia enviar seus emails no início de um dia útil, quando seu público está começando o dia de trabalho, mas não no início da semana, quando há uma maior chance de seus emails competirem com outras mensagens e tarefas que se acumularam durante o fim de semana. Por outro lado, se você é um eCommerce que vende roupas para jovens adultos, talvez a noite seja um bom horário para chamar sua atenção com produtos em oferta.

A única forma de chegar a uma conclusão é por tentativa e erro. Teste diferentes dias da semana e horários, verifique as taxas de abertura, e lentamente você identificará alguns padrões que possam indicar os melhores horários de envio.

17. Dê uma segunda chance a seus emails

Às vezes nós fazemos tudo certinho – a base de contatos está limpa e bem segmentada, o email está bem construído, com conteúdo atrativo e personalizado – e ainda assim temos taxas de abertura abaixo do esperado. Como vimos nas dicas anteriores, o horário de envio pode ter batido na trave, ou o assunto não chamou tanta atenção quanto poderia.É uma boa ideia incluir links em suas imagens sempre que isso fizer sentido, efetivamente transformando-as em botões.

Além disso, lembre-se de sempre incluir alt tags nas imagens. As alt tags são atributos HTML que descrevem o conteúdo de uma imagem. Elas são importantes não apenas para os leitores de tela, mas também para o caso das imagens não carregarem corretamente.

Ao usar alt tags, em vez de um espaço em branco, o leitor verá uma descrição da imagem. Muito melhor!

18. Use ferramentas para verificar seu “spam score”

Existem muitas ferramentas online que podem lhe ajudar a verificar suas chances de cair nas caixas de spam (Spam Score). Nós gostamos de usar o mail-tester porque é fácil de usar e fornece resultados de forma rápida e didática.

Basta enviar um e-mail ao endereço informado e o sistema deles analisará a mensagem com base nos principais parâmetros usados pelos filtros anti-spam. Depois, você verá a lista de resultados com sugestões do que você está fazendo bem e o que precisa melhorar.

Faça o download do nosso checklist de entregabilidade de e-mail e garanta que as suas newsletters vão chegar ao seu destinatário, aumentando assim as chances de conversão do seu e-commerce.

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Salve e compartilhe!

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Como você pode ver, são muitos os fatores que afetam a taxa de abertura e entregabilidade de e-mails. Esperamos que você tenha gostado das dicas, e que elas possam ajudar seus e-mails a alcançarem o maior número possível de pessoas.